Getting Things Done

Posted on Dec 15 in Columns, Tekstby jveerdenPrint

Althans, dat is de bedoeling als je de stof induikt. Maar hoe kom je daar aan toe? Precies. Ik heb ook geen idee. Nu ik werkzaam ben bij lifehacking.nl, dé site op het gebied van slimmer werken en slimmer leven, loop ik tegen een enorme muur aan. Niet één keer, nee, iedere dag. De stapel boeken voor mijn neus wordt steeds groter en de te besteden tijd steeds minder. Ondertussen word ik uiteraard wel geacht er enigszins in thuis te zijn. Wat houd mij tegen?

Een kleine greep uit mijn leven. Ik ben de hele dag lang mijn mail aan het afhandelen omdat iemand mij heeft verteld dat een georganiseerd persoon leeft vanuit een lege inbox. Mensen hebben daardoor het idee dat ik inderdaad zo’n persoon ben, tot ze een keer helemaal geen mail krijgen aangezien mijn lege inbox belangrijker was dan de te beantwoorden mailtjes. Één keer in de zoveel tijd zit de inbox zo vol dat ik “alvast” alles in de mapjes zet waar het uiteindelijk heen zou moeten, om vervolgens compleet te vergeten dat ik mijn eigen systeem heb tegengewerkt. Dus voor iedereen die op een mailtje zit te wachten: Sorry daarvoor.

Mijn agenda is een geval apart, gevallen apart moet ik zelfs zeggen. Ik heb een analoge agenda, zo’n boekje, weten jullie nog? En ik heb een digitale agenda. Als je door beide heen bladert zou je denken dat ik weer die georganiseerde persoon van net ben, maar weer weet ik jullie in het ootje te nemen. Ik houd een agenda bij met terugwerkende kracht. Ongeveer 1 keer in de maand besluit ik dat het tijd wordt mijn agenda nuttig te gebruiken. Dan werk ik alles bij wat ik die afgelopen maand heb gedaan en wat er de volgende maand aan zit te komen. Dit doe ik in beide agenda’s. De eerste 2 weken trek ik nog wel eens interessant mijn agenda om te kijken of ik kan, maar zet er niets in. Uiteindelijk verwaterd dit ook. Zodanig zelfs dat ik na een maand weer alles met terugwerkende kracht zit in te vullen. Zeg maar niets…

Sinds kort ben ik zelfstandig en ik werk dus op deze manier. Nee, laat ik hier trouwens maar niet verder over uitweiden aangezien jullie mijn potentiële werkverschaffers zijn. Ik werk goed en beloof plechtig dat ik de stapel boeken voor mijn neus ook echt ga lezen en er zélfs wat mee doe!

Genoeg over mij. Die stapel boeken dus. Ik denk persoonlijk dat er markt is voor een boek in de trend van “Hoe begin ik aan een boek” of “Hoe maak ik tijd vrij voor het volgende boek…”. Misschien zelfs iemand die je werkzaamheden tijdelijk overneemt om zo’n boek te kunnen lezen. Het is een idee. Dat brengt mij bij het volgende, hoe begin je aan deze boeken? Ik heb inmiddels gekozen om te beginnen met David Allen “Getting Things Done”. Naar mijn idee de eerste theorie en de basis voor andere boeken. Ik probeer er nu al een week in te beginnen. Op de een of andere manier krijg ik het nog niet voor elkaar. Is het een leesboek? Is het een studieboek? Moet ik het in een keer uitlezen of is het een soort bijbel?

Vanavond gaat het gebeuren. Ik ga beginnen in het boek. Met een gele marker en gekleurde post-its ga ik aan de slag en ik zal pas stoppen als ik het hele boek heb doorgelezen. Terug naar mijn studietijd en mijn bureau. Ik heb besloten dat ik het wel zo snel mogelijk uit lees. Maar ik beschouw het als een studie boek. Mijn verwachtingen zijn hoog. Al denk ik dat iedere trainer blij met mij zou zijn. Iemand met zó weinig structuur kan je het al snel een beetje makkelijker maken. Of ik ben de ‘worst nightmare’, dat moet nog blijken! Ik ben wel bereid de aanpassingen te maken. Ik ben klaar voor een verandering. Ik ben klaar voor een agenda!!

Denk ik

7 Comments

• Michel says:

  December 15, 2009 at 2:47 pm

  Haha, heel veel sterkte gewenst. En als je dat boek hebt gevonden (hoe begin ik aan een boek), dan hoor ik het graag
• vanAmstel says:

  December 15, 2009 at 6:00 pm

  Heel herkenbaar (helaas). Tegenwoordig sluit ik Outlook en open het minimaal 2 uur niet (kost soms moeite), doet wonderen. Sommige mail conversaties zijn dan al opgelost en heb je er geen werk aan. GSM op stil en uit het zicht leggen, heel rustig. Als er echt iets dringend is komen ze wel aan mijn bureau trappelen.
  Succes met je zoektocht!
• Matthijs says:

  December 20, 2009 at 7:43 am

  Hoi Joyce, leuk artikel.

  Ik heb GTD gelezen twee jaar geleden tijdens vakantie, notitieboekje ernaast om aantekeningen te maken. Als je net als ik een slechte lezer bent zou je het boek ook kunnen luisteren.

  Waar ik na twee jaar GTD achter ben gekomen is dat het belangrijkste punt uit David Allen’s boek is: Mind Like Water.
  Dat is de term die hij gebruikt voor de staat waarin je hoofd is als je echt hard door kunt werken.
  In het boek geeft hij een manier waarop je je omgeving in kunt richten om je hoofd zoveel mogelijk in die staat te krijgen.

  Wat veel mensen doen (ook soms schrijvers bij lifehacking.nl) is heel erg focussen op de tools die er zijn om GTD te doen. Er zijn ongeloofelijk veel tools om je GTD takenlijst in bij te houden. De ene nog mooier en duurder dan de andere.
  Het belangrijkste punt is je hoofd leeg te krijgen en werk te kunnen verzetten.
  Kijk daarom niet teveel naar alle tools, maar ga voor een manier die bij jou past. Als een ouderwetse agenda, post-its en notitieboekje jou ding zijn, ga daar dan voor.
• @rutgerg says:

  December 20, 2009 at 8:04 am

  Heel herkenbaar Joyce. GTD van Allen is inderdaad meer een leidraad en geen kant en klare oplossing voor al je problemen. Het is een proces van bijsturen en kijken wat voor jou de beste manier is om dingen gedaan te krijgen. De een gebruikt GTD met een “analoge” agenda, de ander gebruikt Outlook, Google Calendar, etc, etc.

  Zelf werk ik ook met het principe van een lege inbox en combineer dit met Remember The Milk (in combinatie met Google Agenda). Twee producten die briljant samenwerken en voor mij overal toegankelijk zijn.

  Van een collega heb ik de volgende werkwijze geleerd die voor mij ook super goed werkt. Ik open de mailbox, begin met het eerste ongelezen mailtje en bepaal of ik die binnen 20 sec. kan beantwoorden. Zo niet dan stuur ik de mail door naar mn RTM mailadres. Ik verander eerst het onderwerp van de mail in een concreet actiepunt. Voorbeeld: Pietje terugbellen op 06xxx over onderwerp #werk ^vandaag !2 (#, ^ en ! zijn extra voor RTM die de todo dan automatisch in het mapje werk zet en bepaald dat hij vandaag opgelost moet worden met prioriteit 2). Nadat mn inbox is verwerkt, kan ik in alle rust beginnen aan mijn lijstje met concrete actiepunten.

  Ik werk nu enkele maanden via dit systeem, zowel zakelijk als privé en het heeft mijn leven absoluut verrijkt en heb veel meer tijd om te genieten van mijn vrije tijd zonder mij constant zorgen te hoeven maken van de dingen die nog moeten gebeuren. Maar nogmaals, iedereen bepaalt zijn eigen GTD methode!! Veel plezier en succes ermee in ieder geval!

  Groetjes,
  Rutger
• Alexander Mooij says:

  January 1, 2010 at 3:19 pm

  Beste Joyce,

  Twee maanden terug heb ik The Four Hour Workweek van Timothy Ferris, een lifehacker die door gaat tot in extremen. Een van zijn technieken is mail maar twee keer per dag openen, om 11 uur en om 16 uur bijvoorbeeld. Hij heeft een auto-reply ingesteld waarin zoiets staat als: Geachte relatie, ik open mijn mail tussen … en …, is het dringend bel op 06…, ik hoop dat u me wilt helpen onze communicatie effectiever te maken.

  Daarnaast is hij een groot fan van ‘outsourcing your life’. Ethiek kan een kwestie zijn hier, maar het is interessant om over te lezen.

  http://www.thefourhourworkweek.com

  Groetjes,

  Alexander Mooij
• Pien Chrispijn says:

  April 28, 2010 at 6:59 pm

  Dag Joyce,

  Even een kort meelevend berichtje. Zooo herkenbaar. En ik maar denken dat ik de enige ben die als kennis en inspiratiejutter mezelf gek aan het maken ben. En ik mij maar afvragen hoe al die handige GTD/lifehackers figuren dit nu toch allemaal doen en bij houden…..
  Ik heb ook een digitale en analoge agenda, post-its, briefjes, een ontplofte mailbox, een bel(verlang)lijst, een verleidelijke tweetdeck, tig linkedin groepdiscussies, diverse soclal media netwerken/tools bijhouden etc. En dan nog werken, aqcuireren, netwerken, sporten, workshops volgen en geven, massages geven (voor de broodnodige ontspaning en stilte) en dan moet ik ook nog van mezelf gaan beginnen met bloggen en oh ja ik prezi leren gebruiken… en …dit alles dus organiseren en ook weer bijhouden… en toch heb ik er nog steeds plezier in… Ik ga nu lekker slapen. Trusten. Pien

Trackbacks / Pingbacks

• Tweets die vermelden Getting Things Done | Joyce van Eerden Portfolio -- Topsy.com says:

  December 15, 2009 at 3:51 pm

  [...] Dit blogartikel was vermeld op Twitter door Joyce van Eerden, Joyce van Eerden. Joyce van Eerden heeft gezegd: Getting Things Done Althans, dat is de bedoeling als je de stof induikt. Maar hoe kom je daar aan toe? Precies. http://bit.ly/8uSQcm [...]